公文格式介绍：标题、主送机关、正文、发文机关及日期要求

没那么玄乎能顺利写好那种作为官方正式用语呈现的带有庄重性严肃性的用以传达特定信息表达官方意图体现规范格式的公文标题，其实就是涉及到“谁发文、为啥发、啥文种”这三个不可或缺的要素，只有充分掌握好这个根基性的内容，后续在格式方面才能够准确对应恰当遵循，防止出现令人啼笑皆非的状况。当弄明白标题之后，再去审视公文的众多构成部分，就如同搭建积木那样，每一个部分都具备其固定的放置位置以及相应作用，下面我们就来展开剖析分解一下。

主送机关要找准

公文要送去的那个单位，便是主送机关，它的位置相当固定，就在标题下方空出一行之处，于左侧顶格书写。倘若属于普发公文，像是给所有下级单位所弄的通知那般，主送机关兴许会是一串名单序列呈现。要是朝着上级去做请示又或者进行报告，一般来讲往往仅能写一个主送机关，以此防止出现多头请示导致互相推诿的状况。

撰述之际采用全称抑或规范化简称，以3号仿宋体进行排印，换行阶段亦需顶格。于最后一个机关名称之后跟随一个全角冒号，务必留意切勿使用半角符号，此乃细节之处。诸如“各省、自治区、直辖市人民政府：”这般书写便达标准。

正文写作讲规矩

公文的核心部分是正文，需传达出发文机关的政策方面的精神，其在写法的要求上得是简洁又概括性强的且条理清晰的。最为忌讳的状况便是篇幅文字过长啰唆、内容繁杂显得冗长无序致使让人抓不到关键重点。特别是遇上请示的时候，其行文规定务必是一件事情对应一份公文，如此才便利上级能够迅速给出批复，要是一份公文里包含好几件事情，很大概率是会被退回来并且要求重新撰写的。

倘若正文之中运用了结构层次序数，就得精准把握，第一层需用“一、”，第二层要用“（一）” ，第三层要用“1.” ， 第四层要用“（1）”，此顺序绝不能紊乱，一旦错乱就会显得欠缺专业性 ，并且还会对阅读以及理解构成妨碍，每一层次的内容与之适配恰当，逻辑务必清晰。

发文机关和日期

落款之处便是发文机关，其所处位置在正文下方偏右之地。通常而言，需书写机关的完整全称，切不可随意采用简称来进行书写。要是已经加盖了印章，那么也能够不书写机关的具体名称，这是由于印章本身就是具备生效效用的凭证。印章应当加盖在年月日两者中间的部分，习惯上称之为“齐年盖月”，这般才符合规范要求。

公文生效的时间是发文日期，其相当重要。日期得写全称，像“2026年2月19日”这般，用阿拉伯数字去编写。日期通常以领导人签发的时日为准，若为会议通过的便以会议日期为准。位置处于正文下空两行之处，右边空四个字，采用3号仿宋体。

抄送机关别遗漏

需要了解公文内容，却并非主送的单位，被称作抄送机关 ，这些机关涵盖上级、下级或者和发文单位处于同一层级的平级单位。当进行抄送机关标注时 ，要使用上下两条线将其与其它部分区分开来 ，而它的具体位置处于主题词下方、印制版记上方。并且在它的前面需加上“抄送”二字以及全角冒号。

将文件副本发送给的机关名称得使用全称或者经过规范统一的称呼，就如同“送去一份副本啊：省委各个部门，省人大常委会办公厅，省政协办公厅。”进行标记的时刻采用3号仿宋体字，在左边空出一个字的位置来排版印刷。如此这般，其他与之相关的单位也能够清楚了解状况了，可利于工作的高效协调呢。

版头和发文字号

有版头的才是正式公文，那宛如大红字印着的“××××××（机关）文件”便是其样子 ，在此之下还加有一条红线哩。这可是代表着公文所具备的权威性哟。而版头下方紧接着出现的就是发文字号啦 ，它是由机关代字 、年号 、顺序号共同构成的 ，比如说“国发〔2026〕12号”这般 ，其中年号可是必须得用方括号的呢。

方便统计以及查找，这便是发文字号所具备的作用。当其存在文件版头之际，它被放置于标题上方、红线正下方的位置；而当不存在版头之时，它则放置于标题右侧的地方。要是存在几个机关联合发文的情况，那就仅仅标注主办机关的发文字号。这恰似公文的身份证号，在引用公文时直接提及这个号便可以了。

机密和紧急程度

涉及机密的公文，需依据内容严重程度注明“绝密”、“机密”或者“秘密”，并印刷于版头左上方。同时要依照份数进行编号，以便于查对与清退，要是万一丢失了便能够追究责任。紧急公文则应当标明“特急”或者“加急”，放置于标题左上角显著的地方。

有一些公文是需要去规定阅读范围的，像“此件发至县团级”这样的表述，它会写在发文日期的下面。行政性以及事务性的非机密公文，通常情况下是不需要这个的。这些要素全都是为了确保公文的安全以及时效，使得应当看的人能够看到，而不应当看的人看不到。

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